Stappenplan Intranet


Steeds meer bedrijven, ook de kleinere, hebben een intranet. Het implementeren van een intranet is niet alleen een technische aangelegenheid. Dat er veel bij komt kijken, blijkt wel uit deze 15 stappen die voor jou op een rij zijn gezet.

Stap 1: Zorg voor commitment van het (top)management
Stap 2: Formeer een multidisciplinair team, beslis over rol Personeel & Organisatie (HRM)
Stap 3: Creëer draagvlak
Stap 4: Analyseer het personeelsbeleid en bepaal waar het intranet kan ondersteunen
Stap 5: Analyseer het organisatiebeleid en bepaal waar het intranet kan ondersteunen
Stap 6: Communiceer het beleid naar de medewerkers
Stap 7: Organiseer een ontwikkelingstraject
Stap 8: Maak een groeiscenario
Stap 9: Bepaal hoe het intranet onderhouden gaat worden
Stap 10: Pas de technische infrastructuur aan op computergebruik
Stap 11: Stel gebruikregels op
Stap 12: Test en demonstreer het intranet
Stap 13: Introduceer het intranet bij het personeel
Stap 14: Evalueer

Stap 1: Zorg voor commitment van het (top)management
Het topmanagement overziet de strategische vraagstukken die in de organisatie leven en kan daardoor het beste bepalen of een organisatie toe is aan een intranet. Een intranet moet wel in de organisatiecultuur passen, en een functie kunnen vervullen in het organisatiebeleid. (Zie ook: Intranet bedreigt top-down benadering management)

Het is niet verstandig een intranet te implementeren op een moment dat er andere grote veranderingen in of rond de organisatie plaatsvinden. Het risico is dan dat prioriteiten ergens anders liggen en er te weinig medewerking is van het middenmanagement.

Het commitment van de top is noodzakelijk. Het management zal immers intranet-investeringen moeten goedkeuren. Maar het zal ook een voorbeeldfunctie moeten vervullen in het gebruik van het intranet.

Stap 2: Formeer een multidisciplinair team, beslis over rol Personeel & Organisatie (HRM)
Zorg voor een goede samenwerking binnen het projectteam met vertegenwoordigers uit de afdelingen p&o, communicatie, IT, het (top)management en de ondernemingsraad. De communicatiemanager is vaak verantwoordelijk voor de structuur en bewaakt de huisstijl op het intranet. Het hoofd p&o beheert de p&o-site en beslist over de inhoud en de vormgeving daarvan. Het is echter onverstandig om het daarbij te laten. Ook welke toepassingen aansluiten bij het organisatie- en personeelsbeleid, welke informatie via het intranet toegankelijk moet worden gemaakt en wie toegang krijgt tot welke delen van het intranet, zijn zaken die onder p&o-verantwoordelijkheid kunnen worden geschaard. Het is eveneens de p&o-afdeling die in de gaten moet houden of het intranet inderdaad een positieve invloed heeft op de organisatie, en of medewerkers het gebruiken zoals het bedoeld is.

Stap 3: Creëer draagvlak
Betrek belanghebbenden bij het opzetten van het intranet. Met bijvoorbeeld workshops, waarin personeelsleden de tot dan toe ontwikkelde applicaties beoordelen. Ook de ondernemingsraad kan ervoor zorgen dat werknemers alvast betrokken raken bij het nieuwe intranet. De OR kan bijvoorbeeld een enquête houden onder medewerkers, met daarin concrete voorbeelden van toepassingen. Het personeel geeft dan aan waaraan het behoefte heeft, en waaraan minder.

Stap 4: Analyseer het personeelsbeleid en bepaal waar het intranet kan ondersteunen
Een intranet kan het personeelsbeleid op deelterreinen - waaronder het opleidingsbeleid, het loopbaanbeleid en de interne werving en selectie - ondersteunen. Bestaande p-instrumenten kunnen soms worden uitgebreid met interactieve middelen op het intranet, denk bijvoorbeeld aan on line self-assessments. In andere gevallen vervangen intranet-toepassingen oude schriftelijke instrumenten (de interactieve personeelsenquête) en speciale computerprogramma´s (zoals kennismanagementsystemen).

In principe kan alle digitale informatie op het intranet gezet worden. Informatie die nu op papier staat, kan ook on line gezet worden, maar moet dan wel enigszins worden herschreven. Het intranet heeft immers andere eigenschappen dan de gedrukte media: het is interactief en mensen lezen er van het scherm. Het is belangrijk daarmee rekening te houden.

Stap 5: Analyseer het organisatiebeleid en bepaal waar het intranet kan ondersteunen
Beschrijf de huidige corporate-doelstellingen en functionele doelen (bijvoorbeeld op sociaal, technologisch, communicatief en financieel gebied) in een businessplan en bepaal waar het intranet kan ondersteunen. Vergeet groepen werknemers met speciale wensen niet, zoals thuiswerkers. Neem in de analyse ook de omgeving mee: klanten, concurrenten en andere bij de organisatie betrokken partijen. Expliciteer in een casus de visie op gebruik en inzet van het intranet, waar herontwerp van werkprocessen nodig is (als het intranet een nieuwe manier van werken nodig maakt) en hoe de kosten zich verhouden tot de baten.

Stap 6: Communiceer het beleid naar de medewerkers
Zorg dat iedereen in de onderneming, ook mensen die minder bekend zijn met computertechnologie, weet wat een intranet is, wat de doelen ervan zijn en wat de gevolgen zijn voor hun manier van werken. Verwachtingen van het management zullen in overeenstemming gebracht moeten worden met die van andere lagen in de organisatie.

Stap 7: Organiseer een ontwikkelingstraject
Het projectteam kan het beste gebruik maken van een vooraf vastgestelde projectmethodiek (inventarisatie/analyse - realiseren technische infrastructuur - inrichten functionaliteiten en inhoud - implementatie - evaluatie/onderhoud). De technische infrastructuur kan in sommige organisaties met eigen expertise ontwikkeld worden, en andere zal het moeten worden uitbesteed. Sommige aanbieders (zoals SAP of Peoplesoft) leveren standaard intranetpakketten, maar is het is ook mogelijk een pakket op maat te laten maken. In het midden- en kleinbedrijf kan het aantrekkelijk zijn gratis intranetsoftware op het internet
(bijvoorbeeld van: www.viadesk.com of www.intranets.com) te gebruiken.

De ontwikkeltijd van een intranet is afhankelijk van welke applicaties men op het intranet wil, maar hangt ook af van de organisatiecultuur: of die snelle implementatie van een intranet toelaat. Soms zal eerst een gedragverandering moeten plaatsvinden voor bepaalde intranet-toepassingen kans van slagen hebben. Een vakinhoudelijke discussiegroep komt bijvoorbeeld niet van de grond, wanneer medewerkers niet bereid zijn hun kennis te delen.

Stap 8: Maak een groeiscenario
Een simpel intranet kan later uitgebouwd worden. Werk in fasen, kijk wanneer de organisatie toe is aan de volgende toepassing op het intranet. Route en tempo zullen per organisatie verschillen, ook afhankelijk van het veranderingsvermogen, maar kleine stappen vergroten de kans op succes.

Stap 9: Bepaal hoe het intranet onderhouden gaat worden
Een goed intranet is altijd up-to-date en overzichtelijk voor gebruikers. Dat betekent dat er inhoudbeheerders moeten zijn. Deze bevinden zich meestal op decentraal niveau, in tegenstelling tot het technisch beheer van de site.

Stap 10: Pas de technische infrastructuur aan op computergebruik
Als niet iedereen over een computer beschikt, zullen sommige gebruikers zich buitengesloten voelen. Dat kan worden opgelost met interactieve zuilen. Zieken en gepensioneerden zouden vanaf hun huisadres toegang kunnen krijgen.

Het is mogelijk om bepaalde groepen gebruikers exclusieve toegang tot bepaalde onderdelen van het intranet te geven. Zo kunnen alleen managers, via een wachtwoord, toegang krijgen tot managementinformatie als rapportages, ken- en stuurgetallen en personeelsgegevens.

Een goede technische beveiliging van e-mail en andere gevoelige informatie tegen interne en externe belangstellenden is altijd erg belangrijk.

Stap 11: Stel gebruikregels op
Sluit daarbij aan bij bestaand beleid op het gebied van internet. Er kunnen bijvoorbeeld regels komen over privégebruik van het intranet, het kopiëren van elektronische informatie, over auteursrechten, over spreken op persoonlijke dan wel functietitel, over aangeven wanneer je anderen citeert in je berichten, en over (koers)gevoelige informatie verspreiden. Zorg dat de regels bij iedereen bekend zijn.

Stap 12: Test en demonstreer het intranet
Bouw een prototype van een intranet om de slaagkans van het intranet in de praktijk te toetsen, zowel in technisch als inhoudelijk opzicht. Laat een kleine groep ervaren medewerkers en managers, die tegelijkertijd consument zijn, het intranet gebruiken. Stel hen hiervoor tijd ter beschikking.

Kijk welke knelpunten er nog zijn, gebruikers hebben bijvoorbeeld last van een informatie-overload, vraag gebruikers om feedback. Maak een verslag van de bijeenkomst en demonstreer de verbeterde versie later aan alle betrokkenen.

Stap 13: Introduceer het intranet bij het personeel
Borduur voort op het eerder gecreëerde draagvlak. Medewerkers moeten weten wat het intranet voor de organisatie betekent en hoe ze het zelf kunnen gebruiken. Een voor iedereen duidelijke, bondige, gebruikershandleiding is onontbeerlijk. Gebruik in de introductiefase nog gewoon de traditionele media, zoals een papieren gebruikershandleiding. Informeer juist die medewerkers die weinig of niets afweten van intranet. Organiseer voor hen voorlichtingsbijeenkomsten, stel een e-mailadres open voor vragen of verspreid een overzicht van de belangrijkste vragen met bijbehorende antwoorden.

Vergeet niet dat medewerkers het intranet ook moeten wíllen gebruiken. Goed scorende onderwerpen zijn het meest geschikt om als eerste op het intranet te zetten, zoals bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden of interne vacatures.

Stap 14: Evalueer
Verzamel gebruikersgegevens: door wie (en wie niet!) wordt het intranet gebruikt, hoeveel wordt er gebruik van gemaakt, welke toepassingen zijn populair? Dit kan met een periodieke medewerkerstevredenheids-enquête, via een e-mailadres voor reacties, of met een simpele bezoekersteller op het intranet. Geef mensen die het intranet niet gebruiken de gelegenheid hun mening via de interne post of middels een gesprek te uiten.

Evalueer het gebruikersonderzoek met medewerkers, managers en het intranetprojectteam. Het is een bruikbare basis voor verbeteringsplannen. Gebruikersgegevens vormen bovendien een goede cijfermatige onderbouwing wanneer het management moet investeren in intranetvoorzieningen.