Stap 1: Zorg
voor commitment van het (top)management Stap 2: Formeer een multidisciplinair
team, beslis over rol Personeel & Organisatie (HRM) Stap 3: Creëer
draagvlak Stap 4: Analyseer het personeelsbeleid en bepaal waar het intranet
kan ondersteunen Stap 5: Analyseer het organisatiebeleid en bepaal waar het
intranet kan ondersteunen Stap 6: Communiceer het beleid naar de medewerkers
Stap 7: Organiseer een ontwikkelingstraject Stap 8: Maak een groeiscenario
Stap 9: Bepaal hoe het intranet onderhouden gaat worden Stap 10: Pas de technische
infrastructuur aan op computergebruik Stap 11: Stel gebruikregels op Stap
12: Test en demonstreer het intranet Stap 13: Introduceer het intranet bij
het personeel Stap 14: Evalueer
Stap 1: Zorg voor commitment van het
(top)management Het topmanagement overziet de strategische vraagstukken die
in de organisatie leven en kan daardoor het beste bepalen of een organisatie toe
is aan een intranet. Een intranet moet wel in de organisatiecultuur passen, en
een functie kunnen vervullen in het organisatiebeleid. (Zie ook: Intranet bedreigt
top-down benadering management) Het is niet verstandig een intranet te
implementeren op een moment dat er andere grote veranderingen in of rond de organisatie
plaatsvinden. Het risico is dan dat prioriteiten ergens anders liggen en er te
weinig medewerking is van het middenmanagement. Het commitment van de top
is noodzakelijk. Het management zal immers intranet-investeringen moeten goedkeuren.
Maar het zal ook een voorbeeldfunctie moeten vervullen in het gebruik van het
intranet. Stap 2: Formeer een multidisciplinair team, beslis over rol Personeel
& Organisatie (HRM) Zorg voor een goede samenwerking binnen het projectteam
met vertegenwoordigers uit de afdelingen p&o, communicatie, IT, het (top)management
en de ondernemingsraad. De communicatiemanager is vaak verantwoordelijk voor de
structuur en bewaakt de huisstijl op het intranet. Het hoofd p&o beheert de
p&o-site en beslist over de inhoud en de vormgeving daarvan. Het is echter
onverstandig om het daarbij te laten. Ook welke toepassingen aansluiten bij het
organisatie- en personeelsbeleid, welke informatie via het intranet toegankelijk
moet worden gemaakt en wie toegang krijgt tot welke delen van het intranet, zijn
zaken die onder p&o-verantwoordelijkheid kunnen worden geschaard. Het is eveneens
de p&o-afdeling die in de gaten moet houden of het intranet inderdaad een
positieve invloed heeft op de organisatie, en of medewerkers het gebruiken zoals
het bedoeld is. Stap 3: Creëer draagvlak Betrek belanghebbenden
bij het opzetten van het intranet. Met bijvoorbeeld workshops, waarin personeelsleden
de tot dan toe ontwikkelde applicaties beoordelen. Ook de ondernemingsraad kan
ervoor zorgen dat werknemers alvast betrokken raken bij het nieuwe intranet. De
OR kan bijvoorbeeld een enquête houden onder medewerkers, met daarin concrete
voorbeelden van toepassingen. Het personeel geeft dan aan waaraan het behoefte
heeft, en waaraan minder. Stap 4: Analyseer het personeelsbeleid en bepaal
waar het intranet kan ondersteunen Een intranet kan het personeelsbeleid op
deelterreinen - waaronder het opleidingsbeleid, het loopbaanbeleid en de interne
werving en selectie - ondersteunen. Bestaande p-instrumenten kunnen soms worden
uitgebreid met interactieve middelen op het intranet, denk bijvoorbeeld aan on
line self-assessments. In andere gevallen vervangen intranet-toepassingen oude
schriftelijke instrumenten (de interactieve personeelsenquête) en speciale
computerprogramma´s (zoals kennismanagementsystemen). In principe
kan alle digitale informatie op het intranet gezet worden. Informatie die nu op
papier staat, kan ook on line gezet worden, maar moet dan wel enigszins worden
herschreven. Het intranet heeft immers andere eigenschappen dan de gedrukte media:
het is interactief en mensen lezen er van het scherm. Het is belangrijk daarmee
rekening te houden. Stap 5: Analyseer het organisatiebeleid en bepaal waar
het intranet kan ondersteunen Beschrijf de huidige corporate-doelstellingen
en functionele doelen (bijvoorbeeld op sociaal, technologisch, communicatief en
financieel gebied) in een businessplan en bepaal waar het intranet kan ondersteunen.
Vergeet groepen werknemers met speciale wensen niet, zoals thuiswerkers. Neem
in de analyse ook de omgeving mee: klanten, concurrenten en andere bij de organisatie
betrokken partijen. Expliciteer in een casus de visie op gebruik en inzet van
het intranet, waar herontwerp van werkprocessen nodig is (als het intranet een
nieuwe manier van werken nodig maakt) en hoe de kosten zich verhouden tot de baten.
Stap 6: Communiceer het beleid naar de medewerkers Zorg dat iedereen
in de onderneming, ook mensen die minder bekend zijn met computertechnologie,
weet wat een intranet is, wat de doelen ervan zijn en wat de gevolgen zijn voor
hun manier van werken. Verwachtingen van het management zullen in overeenstemming
gebracht moeten worden met die van andere lagen in de organisatie. Stap
7: Organiseer een ontwikkelingstraject Het projectteam kan het beste gebruik
maken van een vooraf vastgestelde projectmethodiek (inventarisatie/analyse - realiseren
technische infrastructuur - inrichten functionaliteiten en inhoud - implementatie
- evaluatie/onderhoud). De technische infrastructuur kan in sommige organisaties
met eigen expertise ontwikkeld worden, en andere zal het moeten worden uitbesteed.
Sommige aanbieders (zoals SAP of Peoplesoft) leveren standaard intranetpakketten,
maar is het is ook mogelijk een pakket op maat te laten maken. In het midden-
en kleinbedrijf kan het aantrekkelijk zijn gratis intranetsoftware op het internet
(bijvoorbeeld van: www.viadesk.com of www.intranets.com) te gebruiken. De
ontwikkeltijd van een intranet is afhankelijk van welke applicaties men op het
intranet wil, maar hangt ook af van de organisatiecultuur: of die snelle implementatie
van een intranet toelaat. Soms zal eerst een gedragverandering moeten plaatsvinden
voor bepaalde intranet-toepassingen kans van slagen hebben. Een vakinhoudelijke
discussiegroep komt bijvoorbeeld niet van de grond, wanneer medewerkers niet bereid
zijn hun kennis te delen. Stap 8: Maak een groeiscenario Een simpel
intranet kan later uitgebouwd worden. Werk in fasen, kijk wanneer de organisatie
toe is aan de volgende toepassing op het intranet. Route en tempo zullen per organisatie
verschillen, ook afhankelijk van het veranderingsvermogen, maar kleine stappen
vergroten de kans op succes. Stap 9: Bepaal hoe het intranet onderhouden
gaat worden Een goed intranet is altijd up-to-date en overzichtelijk voor
gebruikers. Dat betekent dat er inhoudbeheerders moeten zijn. Deze bevinden zich
meestal op decentraal niveau, in tegenstelling tot het technisch beheer van de
site. Stap 10: Pas de technische infrastructuur aan op computergebruik
Als niet iedereen over een computer beschikt, zullen sommige gebruikers zich buitengesloten
voelen. Dat kan worden opgelost met interactieve zuilen. Zieken en gepensioneerden
zouden vanaf hun huisadres toegang kunnen krijgen. Het is mogelijk om bepaalde
groepen gebruikers exclusieve toegang tot bepaalde onderdelen van het intranet
te geven. Zo kunnen alleen managers, via een wachtwoord, toegang krijgen tot managementinformatie
als rapportages, ken- en stuurgetallen en personeelsgegevens. Een goede
technische beveiliging van e-mail en andere gevoelige informatie tegen interne
en externe belangstellenden is altijd erg belangrijk. Stap 11: Stel gebruikregels
op Sluit daarbij aan bij bestaand beleid op het gebied van internet. Er kunnen
bijvoorbeeld regels komen over privégebruik van het intranet, het kopiëren
van elektronische informatie, over auteursrechten, over spreken op persoonlijke
dan wel functietitel, over aangeven wanneer je anderen citeert in je berichten,
en over (koers)gevoelige informatie verspreiden. Zorg dat de regels bij iedereen
bekend zijn. Stap 12: Test en demonstreer het intranet Bouw een prototype
van een intranet om de slaagkans van het intranet in de praktijk te toetsen, zowel
in technisch als inhoudelijk opzicht. Laat een kleine groep ervaren medewerkers
en managers, die tegelijkertijd consument zijn, het intranet gebruiken. Stel hen
hiervoor tijd ter beschikking. Kijk welke knelpunten er nog zijn, gebruikers
hebben bijvoorbeeld last van een informatie-overload, vraag gebruikers om feedback.
Maak een verslag van de bijeenkomst en demonstreer de verbeterde versie later
aan alle betrokkenen. Stap 13: Introduceer het intranet bij het personeel
Borduur voort op het eerder gecreëerde draagvlak. Medewerkers moeten weten
wat het intranet voor de organisatie betekent en hoe ze het zelf kunnen gebruiken.
Een voor iedereen duidelijke, bondige, gebruikershandleiding is onontbeerlijk.
Gebruik in de introductiefase nog gewoon de traditionele media, zoals een papieren
gebruikershandleiding. Informeer juist die medewerkers die weinig of niets afweten
van intranet. Organiseer voor hen voorlichtingsbijeenkomsten, stel een e-mailadres
open voor vragen of verspreid een overzicht van de belangrijkste vragen met bijbehorende
antwoorden. Vergeet niet dat medewerkers het intranet ook moeten wíllen
gebruiken. Goed scorende onderwerpen zijn het meest geschikt om als eerste op
het intranet te zetten, zoals bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden of interne vacatures.
Stap 14: Evalueer Verzamel gebruikersgegevens: door wie (en wie niet!)
wordt het intranet gebruikt, hoeveel wordt er gebruik van gemaakt, welke toepassingen
zijn populair? Dit kan met een periodieke medewerkerstevredenheids-enquête,
via een e-mailadres voor reacties, of met een simpele bezoekersteller op het intranet.
Geef mensen die het intranet niet gebruiken de gelegenheid hun mening via de interne
post of middels een gesprek te uiten. Evalueer het gebruikersonderzoek
met medewerkers, managers en het intranetprojectteam. Het is een bruikbare basis
voor verbeteringsplannen. Gebruikersgegevens vormen bovendien een goede cijfermatige
onderbouwing wanneer het management moet investeren in intranetvoorzieningen.
|