Stap 1 : Organiseer uw debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer is nog vaak ondergebracht bij de boekhouding, waar iemand het 'er even bij doet'. Uit onderzoek in het grotere middenbedrijf blijkt voor 90 procent van ondervraagden het debiteurenbeheer niet de hoofdtaak is.
Slechts 7 procent geeft aan ‘debiteurenbeheerder’ te zijn.
Zeker in kleine bedrijven zal het niet altijd mogelijk zijn een fulltime kracht aan te stellen voor credit management, maar ook daar is veel te verbeteren.
1. Stel voor het debiteurenbeheer iemand aan die met klanten kan omgaan. Het moet iemand zijn die de telefoon durft te pakken en afspraken durft te maken. En dus niet iemand die alleen goed is met getallen.

2. Geef deze persoon ook de bevoegdheid om betalingsafspraken met klanten te maken, zodat er aan de telefoon meteen spijkers met koppen geslagen kunnen worden.

3. Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed als u alleen maar trouwe klanten heeft die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer bij de controller onder te brengen.

Stap 2 : Check uw klanten

Weet met wie u te maken heeft. Check nieuwe klanten omdat iedere nieuwe klant een verliespost kan betekenen.

Tip
Ook bestaande klanten dient u goed in de gaten te houden. Want eens een goede betaler is niet altijd een goede betaler. Als een vaste klant ineens langzamer gaat betalen, kan dat een signaal zijn dat er iets mis is met de kredietwaardigheid van het betreffende bedrijf.

Check uw nieuwe klanten snel. Bij voorkeur nog voor u er een verkoper op af stuurt voor een eerste acquisitiegesprek. Want ook zo'n eerste gesprek kost geld. Uw eigen indruk zegt natuurlijk wel wat, maar zeker niet alles. Vlak uw eigen indruk dus niet uit, maar verzamel ook bij derden gegevens.

1. Bij de bank van de potentiële klant kunt u informeren naar zijn kredietwaardigheid.

2. Bij de Kamer van Koophandel vindt u informatie over jaarrekeningen, BV-structuren, datum van oprichting en aantal medewerkers.

3. Bij informatieleverancier Graydon vraagt u voor rond de 40 euro een 'kernrapport' aan over een bedrijf. Daarin vindt u onder andere een kredietadvies, een betalingswaardering, officiële gegevens, vestigingsgevens en eerdere financiële calamiteiten. Bij Dun & Bradstreet kunt u een kredietrapport over een bedrijf opvragen. De prijs hangt af van wat u precies wilt weten en hoe vaak u zaken met ze doet.

Stap 3 : Algemene voorwaarden

Goede algemene voorwaarden kunnen veel problemen voorkomen. U neemt er onder andere de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden en garantiezaken in op.

Heel vaak wordt in de ‘kleine lettertjes’ van een offerte of factuur verwezen naar algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de overeenkomst. Maar is zo’n verwijzing voldoende? Een recente uitspraak van de Hoge Raad werpt hierop nieuw licht.
Als uitgangspunt geldt dat de gebruiker van de algemene voorwaarden de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet hebben geboden van de voorwaarden kennis te nemen. In beginsel moeten de voorwaarden voor of bij het sluiten van een overeenkomst aan de wederpartij ter hand worden gesteld.

Is dit redelijkerwijs niet mogelijk (bijvoorbeeld bij het sluiten van overeenkomsten via de telefoon of automaat of bij zeer omvangrijke voorwaarden), dan dient de gebruiker aan de wederpartij kenbaar te maken dat de voorwaarden bij hem ter inzage liggen of bij een door hem aangewezen Kamer van Koophandel of griffie van een gerecht zijn gedeponeerd, alsmede dat zij op verzoek zullen worden toegezonden.

Bekendheidsformule
De Hoge Raad heeft in een arrest van eind vorig jaar de voorwaarden waaronder een gebruiker zich op de algemene voorwaarden kan beroepen verder geconcretiseerd en daarbij de zogenoemde ‘bekendheidsformule’ geïntroduceerd. Uitgangspunt is nog steeds dat de voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand worden gesteld, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
In dit arrest introduceert de Hoge Raad een nieuwe uitzondering voor het geval de wederpartij op het moment van het sluiten van de overeenkomst met het beding bekend was of geacht kon worden daarmee bekend te zijn.
De Hoge Raad noemt twee mogelijke gevallen waarin de bekendheidsformule toepassing kan vinden.

1. Als er regelmatig gelijksoortige overeenkomsten tussen partijen worden gesloten, terwijl de voorwaarden bij het sluiten van de eerste overeenkomst aan de wederpartij ter hand zijn gesteld.
2. In een winkel kan een bord hangen met de vermelding 'wij zijn niet aansprakelijk voor…'. Van belang is dat de wederpartij steeds met de inhoud van de voorwaarden bekend zal moeten zijn, waarbij de bewijslast rust op de gebruiker.
Eerst tekenen
Wilt u met succes gebruik maken van algemene voorwaarden en er zeker van zijn dat die voorwaarden als ‘het puntje bij het paaltje komt’ ook daadwerkelijk van toepassing zijn, dan dient u er zeker van te zijn dat de voorwaarden de andere partij voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand zijn gesteld en/of hij op de hoogte is van de inhoud ervan (de bekendheidsformule).

Gebeurt dat niet, dan bestaat de kans dat achteraf een beroep wordt gedaan op de vernietigbaarheid van de voorwaarde(n) met alle (financiële) gevolgen van dien. Om problemen te voorkomen, moet u kunnen bewijzen dat de andere partij de algemene voorwaarden gezien heeft. Als u zeker wilt zijn van uw zaken, stuur de voorwaarden toe voor de eerste levering en doe pas zaken als ze getekend terug zijn gekomen.

Stap 4 : De betalingstermijn

De gemiddelde betalingstermijn in ons land is dertig dagen. Kiest u eenmaal voor deze of een andere termijn, wijk er dan niet vanaf, ook niet incidenteel.

Het is niet verstandig de betalingstermijn te laten afhangen van de wensen van de klant. Dat kan u een slecht imago bezorgen. Zeker als een klant die binnen dertig dagen moet betalen van een andere klant hoort dat die zestig dagen heeft.

Bellen
Bel rond de 20e dag van de betalingstermijn op en informeer of de zending naar wens is geweest en of de factuur klopt. Dat voorkomt latere discussies. Er zijn afnemers die eerst wachten tot de betalingstermijn bijna is verlopen en vervolgens gaan protesteren tegen de factuur. En dat kan gaan over een heel klein deel ervan. En terwijl de discussie loopt, wordt er nog steeds niet betaald. En zo vangt de afnemer nog een extra periode rente over uw geld. Een ander voordeel van een telefoontje is dat uw factuur weer bovenop de stapel komt te liggen.

Liever geen korting
Veel bedrijven geven korting als een afnemer eerder betaalt. Dat is niet verstandig omdat hiervan in de praktijk veel misbruik wordt gemaakt. Afnemers trekken het kortingbedrag van de factuur af en betalen vervolgens toch gewoon binnen dertig dagen. Wat u wel kunt doen, is een paar procent van het factuurbedrag terugstorten als iemand te vroeg betaalt. Of deze bedragen opsparen en aan het einde van het jaar een bedrag ineens terugbetalen.

Stap 5 : De aanmaning

Als de betalingstermijn eenmaal is verlopen, stuur dan na tien dagen een herinnering. En eventueel na nog eens tien dagen de tweede.
Bel om te controleren of de herinnering in goede orde is ontvangen. Herinner uw debiteur zo aan uw herinnering. TPG Post is niet altijd even snel en betrouwbaar, zodat niemand van zo'n vraag meer opkijkt.
Komt er ook na de eerste herinnering geen respons, stuur dan na nog eens tien dagen een tweede herinnering uit. En eventueel na nog eens tien dagen een laatste. Maak op een vriendelijke manier duidelijk dat u zich genoodzaakt ziet de vordering uit handen te geven als er binnen een week niet is betaald en wijs uw klant op de kostbare gevolgen hiervan.
Tip 1. Zet in de eerste aanmaning niet dat het gaat om de eerste. De klant weet dan dat er in ieder geval nog een tweede komt en kan besluiten daar eerst nog op te wachten.

Tip 2. Zet geen standaardteksten op uw aanmaning, maar iets origineels. Begin vriendelijk en laat de toon daarna oplopen naar een climax.

Tip 3. U kunt uw aanmaningen sturen met een rode stickers van Nederlandse Incassodienst

Stap 6 : Het incassobureau

Krijgt u uw geld ondanks verschillende aanmaningen niet binnen, voeg dan de daad bij het woord en schakel een incassobureau in. De wanbetaler weet dan dat u niet met zich laat sollen.
Ook op zibb.nl

Wacht niet te lang
In de praktijk wordt lang gewacht met het inschakelen van een incassobureau Dat maakt de kans op succes aanzienlijk kleiner. De gemiddelde gevraagde betalingstermijn is dertig dagen. Maar gemiddeld betalen Nederlandse bedrijven ongeveer binnen 77 dagen. Dat is rijkelijk laat. Volgens de Richtlijn Betalingsverkeer schakelt u het best een incassobureau in als 90 dagen na de vervaldatum van de factuur nog niet betaald is.

Ook kleine vorderingen
Uit onderzoek blijkt dat de helft van de ondervraagde ondernemers alleen vorderingen boven de 500 euro uit handen geeft. En dat terwijl veel incassobureaus een speciale service hebben die gericht is op het innen van kleine bedragen. Kleine afnemers betalen soms niet omdat ze erop gokken dat er voor kleine bedragen toch geen actie wordt ondernomen.

Klant kwijt?
Veel ondernemers zien af van een incassobureau omdat ze bang zijn dat ze de relatie met de klant zullen schaden. Maar een niet-betalende klant is eigenlijk geen klant. En het is dus maar de vraag of u überhaupt nog prijs stelt op een relatie

Bel ons voor een persoonlijk gesprek 040-236 57 84.