Stappenplan Beursdeelname

In hoofdlijnen kunnen we het gehele traject van beursdeelname in de volgende fasen opdelen:

Besluitvorming over de geschiktheid van het medium "beurs"
Vaststellen budget, doelstellingen en doelgroep
Selectie van de juiste beurs
Voorbereiding en organisatie
Op de beursvloer
Follow-up
Evaluatie

Besluitvorming over de geschiktheid van het medium "beurs"
De meeste bedrijven hebben een vastgesteld marketing/communicatie budget. Met het beschikbare budget probeert ieder bedrijf zo effectief mogelijk haar marketing- en communicatiedoelstellingen te verwezenlijken. Naast advertising, direct mailings, (ludieke) acties en pr is beursdeelname vaak een optie. Nederland kent een groot aantal beurzen op veel verschillende vakgebieden. Voor ieder bedrijf is er dus wel een geschikte beurs te vinden. Toch hoeft beursdeelname niet altijd het meest effectieve middel te zijn. U dient van tevoren goed na te denken over wat u precies met u beursdeelname wilt bereiken. Wilt u aanwezig zijn om potentiële klanten te benaderen, of gaat u een nieuw product in de markt introduceren? De beweegredenen van bedrijven zijn legio. Naast een groot aantal voordelen kleven er ook een aantal nadelen aan beursdeelname. Hieronder een opsomming.

Voordelen
Persoonlijke, interactieve manier om uw producten of diensten te presenteren
U bereikt een zeer specifieke doelgroep (afhankelijke van de breedte en diepte van de beurs
U kunt er nieuwe of vernieuwde producten en/of diensten presentere
Uitstekend moment om nieuwe contacten op te doen en bestaande uit te bouwen.
U krijgt direct respons van uw doelgroep
Aanwezigheid op een beurs is goed voor uw naamsbekendheid en imago
Veel advertentie- en communicatiemogelijkheden rondom de beurs

Nadelen
Kosten voor beursdeelname zijn relatief hoog in vergelijking met andere media
Beursdeelname vergt veel tijd van uw medewerkers, zowel in de voorbereiding als tijdens de beurs zelf
Contacten tijdens de beurs zijn vaak van korte duur, dus goede follow-up is noodzakelijk
U bereikt alleen de bedrijven / personen uit uw doelgroep die de betreffende beurs bezoeken. In tegenstelling tot bijvoorbeeld advertising heeft beursdeelname een beperkt bereik.
Vaststellen budget, doelstellingen en doelgroep
Waneer u eenmaal heeft besloten om aan een beurs deel te nemen is het essentieel om uw doelstellingen in kaart te brengen. Koppel aan uw beursdeelname altijd concrete doelstellingen, zodat achteraf het succes van de beursdeelname kan worden gemeten.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende doelstellingen:
tijdens de beurs willen we 2.000 producten verkopen
tijdens de beurs willen we 500 leads genereren.
tijdens de beurs willen we de mensen binnen onze branche kennis laten maken met ons nieuwe product of dienst
De meeste bedrijven hebben meerdere doelstellingen tijdens een beurs. Denk bijvoorbeeld aan salesdoelstellingen (verkoop van 2.000 producten) en communicatiedoelstellingen (genereren van media aandacht tijdens de beurs). Wanneer u concrete en meetbare doelstellingen formuleert kunt u achteraf evalueren of uw beursdeelname succesvol is geweest.

Koppel aan uw verschillende doelstellingen uw doelgroepen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
nieuwe afnemers binnen uw specifieke branche
toeleveranciers in uw branche
bestaande zakenrelaties
media
concurrenten
Afhankelijk van uw targets kunt u uw budet bepalen. Veel bedrijven kunnen op basis van voorgaande beursdeelnames een goede inschatting maken. Wanneer u echter voor het eerst deelneemt aan een beurs is het belangrijk om van tevoren goed te informeren naar de grootste kostenposten, zoals het huren van standruimte, de stand zelf, personeelskosten en materiaal (zie voorbereiding en organisatie)

Selectie van de juiste beurs
Om uw doelstellingen te kunnen realiseren is het noodzakelijk om u goed te verdiepen in het aanbod van beurzen in uw branche. Hou daarbij rekening met de verschillende aard van beurzen. Beursorganisatoren kunnen u meestal uitgebreide informatie verschaffen over bezoekersprofielen en -aantallen, het soort exposanten en de promotiemogelijkheden.

Via onze beurskalender kunt u op basis van uw branche en datum een selectie maken van de voor uw bedrijf geschikte beurzen.

Naar aanleiding van uw doelstellingen adviseren wij u graag over verschillende beurzen die voor u geschikt zijn.

Voorbereiding en organisatie
Tijdens de voorbereiding zult u een aantal zaken tegenkomen waarover u een beslissing moet nemen die het succes van de beursdeelname enorm kunnen beïnvloeden. Nadat de keuze voor een bepaalde beurs is gemaakt zult u in eerste instantie contact opnemen met de beursorganisator om uw standruimte te reserveren en promotionele en facilitaire zaken te bespreken.

Standruimte:
Wanneer u uw standruimte gaat reserveren is het belangrijk om te weten wat de voor- en nadelen van bepaalde plaatsen op een beurs zijn. Tot de betere standplaatsen behoren onder meer een kop- of hoekstand aan het begin of het kruispunt van hoofdgangen, een stand in de lengte van een rij, een eilandstand of een stand met drie open zijden. Ook de nabijheid van een conferentiezaal of attractieruimte heeft een positieve invloed. Het kan ook nuttig zijn een plattegrond op te vragen en te informeren waar bijvoorbeeld uw concurrenten zich bevinden.
De volgende plaatsen kunt u het beste mijden: een stand in een doodlopende gang, een afgezonderde stand of een ingesloten stand bijvoorbeeld in een hoek tussen twee andere stands. Ook een stand in een gang met enkel stands langs één kant van de gang is af te raden. Wel kunt u vaak onderhandelen met de beursorganisator over de prijs van de minder aantrekkelijke locaties op de beursvloer.
Hoe later u zich inschrijft, des te ongunstiger de beschikbare standplaatsen. Een standbouwer kan u adviseren over een geschikte locatie. Klik hier voor een overzicht van de verschillende standtypes.

De beursstand
Via de beursorganisator kunt u meestal een standaard standruimte huren. Dit komt vaak simpelweg neer op een aantal witte wanden en wat verlichting. De beursorganisator heeft meestal een deal met een bepaald standbouwbedrijf dat coventionele standbouw voor u kan leveren wanneer u een wat meer aangeklede stand zoekt. U bent echter niet verplicht om uw stand via deze standbouwer te huren of kopen. U kunt zich beter wat ruimer oriënteren op de markt, aangezien de prijzen nogal kunnen verschillen. Op onze website kunt u een breed aanbod van beursstands bekijken en vergelijken. Klik hier voor een overzicht van ons aanbod.

Coördinatie:
Stel binnen uw bedrijf één persoon aan die als coördinator het gehele proces begeleidt en bewaakt. Zorg voor een goede planning. Houd hierbij rekening met de duur van bepaalde trajecten die u inzet. Wanneer u een stand wilt laten ontwerpen en bouwen moet u rekening houden met het feit dat u van oriëntatie tot fysieke oplevering al gauw een maand of drie kwijt bent. Ook het versturen van uitnodigingen naar relaties dient geruime tijd van tevoren te worden gedaan. Maak vervolgens een draaiboek voor de dagen dat u op de beurs staat, van opbouw tot afbouw.
Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om het gehele traject of delen daarvan uit te besteden aan professionele bureau's, zoals reclame-, pr- en beursadviesbureau's. Ook de standbouwers kunnen u adviseren en ondersteunen met een aantal praktische zaken met betrekking tot uw beursdeelname.

Productpresentatie:
Denk van tevoren goed na over welke producten of diensten u wilt exposeren. Wanneer u op de beurs een nieuw product of dienst wilt introduceren is het niet noodzakelijk en soms zelfs storend om andere producten of diensten uit uw assortiment te presenteren. Zorg van tevoren dat u voldoende producten en brochures op voorraad heeft.

Standbemanning:
Regel ruim van tevoren wie uw stand zal bemannen tijdens de beurs. Belangrijk is dat er mensen in uw stand staan die uw product of dienst van a tot z kennen. Daarnaast dienen zij niet op hun mondje te zijn gevallen en een commerciële inslag te hebben. Iemand uit uw salesteam zou dus zeer geschikt zijn. Zorg dat er ook eventuele back-up is in geval een van uw medewerkers onverhoopt niet aanwezig kan zijn. Een beurstraining of presentatietraining voorafgaand aan de beurs geeft uw medewerkers zelfvertrouwen en een positieve impuls om uw doelstellingen te realiseren.
Ook de bemanning van uw stand kunt u uitbesteden. Wanneer u echter producten of diensten presenteert die om meer uitleg vragen, is dit niet aan te raden. Ook kunt u entertainment rondom uw stand inhuren, waardoor het aantal bezoekers van uw stand zal toenemen. Overleg dit van tevoren wel met de beursorganisator in verband met overlast en eventueel reeds gepland entertainment op de beursvloer.

Promotie:
De beurs is een geschikte plaats om nieuwe producten en/of diensten te introduceren. Daarom komt er ook altijd veel pers op bepaalde beurzen af. Op sommige beurzen is zelfs voorafgaand aan de opening eerst een persdag waar alleen journalisten en genodigden mogen komen. Zorg dus altijd dat u beschikt over documentatie over zowel uw bedrijf als uw product en/of dienst. Indien uw product ook echt nieuwswaardig is kunt u zelfs een persbericht versturen of een aantal journalisten uitnodigen uw stand te bezoeken tijdens de beurs.

Ook voorafgaand aan een beurs zijn er veel mogelijkheden voor uw bedrijf om u te profileren. Denk hierbij aan advertenties of vermeldingen in een beursmap of banners op de website van de beurs. Wanneer u tijdig besluit deel te nemen aan een beurs kunt profiteren van de exposure die u bijvoorbeeld op de website kunt krijgen. Veel bezoekers van de beurs raadplegen voordat zij de beurs bezoeken de website om te kijken welke exposanten aanwezig zijn.

De meeste grote beurzen worden gecombineerd met een congres of een aantal losse lezingen en workshops. Informeer hiernaar bij de beursorganisator en kijk of er mogelijkheden zijn voor uw bedrijf om zich op te werpen als spreker, panellid of eventueel als sponsor van de beurs of een onderdeel daarvan.

Uitnodigingen
Een beurs is niet alleen geschikt voor het opdoen van nieuwe contacten, maar ook uitermate geschikt voor het uitbouwen en netwerken met bestaande relaties. Stuur ruim van tevoren een uitnodiging, bij voorkeur voorzien van toegangskaarten, parkeerkaarten, plattegrond en standnummer. Indien uw budget dit toelaat is het leuk om eventueel een kleine attentie aan te bieden wanneer uw relaties uw stand bezoeken. Ook kunt u prospects en potentiële strategische partners uitnodigen tijdens de beurs. Vergeet niet uw afspraken te verwerken in uw draaiboek.

Follow-up:
Ook al gaat u pas na afloop van de beurs beginnen aan de follow-up, zorg dat u van tevoren weet hoe u dit wil gaan aanpakken. Kunt u de bezoekers van uw stand automatisch registreren, of dient u dit handmatig te doen? Zorg dat er goede registratieformulieren aanwezig zijn waarop u alle informatie over uw bezoekers kwijt kunt. Wees vooral alert op gemaakte afspraken tijdens de beurs.

Op de beursvloer
Zorg dat u ruim voordat de beurs opent op de beursvloer bent, zodat de laatste zaken kunt afhandelen. Denk hierbij aan het briefen van de standbemanning, maar ook aan het plaatsen van uw foldermateriaal, et cetera. Loop vooraf ook even een rondje over de beurs, zodat u weet waar men bepaalde faciliteiten kan vinden (toilet, café, et cetera). Tevens ziet u waar uw concurrenten zich bevinden en hoe zij zich positioneren.

Zorg dat uw stand zowel voor de opening als tijdens de beursdag(en) voldoende is bemand en gemotiveerd. Niets is zo vervelend als een onbemande stand of een stand waar het personeel zich zichtbaar verveeld.

De contacten die u tijdens de beurs legt dienen goed te worden gedocumenteerd. Zorg dat er altijd voldoende contactformulieren in de buurt zijn, zelfs wanneer u gebruik maakt van een geautomatiseerd systeem. Stel dat er iets fout gaat met de software of stroomvoorziening, dan heeft u altijd een back-up.
Afhankelijk van uw doelstellingen kan het noodzakelijk zijn om bij te houden hoeveel bezoekers uw stand heeft geteld. Dit kan eventueel ook elektronisch gebeuren met behulp van een teller die bij de ingang van uw stand wordt geplaatst.

Follow-up
Indien u tijdens de beurs nieuwe contacten heeft opgedaan is het belangrijk om hier op een snelle en pro-actieve manier mee om te gaan. In de eerste week na de beurs kan de potentiële klant zich u waarschijnlijk nog herinneren. Probeer dus zo snel mogelijk de afspraken die u met de betreffende prospect heeft gemaakt op te volgen, bijvoorbeeld door het sturen van informatie of het brengen van een bezoek. Zorg dus ook dat u voldoende personeel beschikbaar heeft voor een adequate follow-up. Stuur de genodigden die u een bezoek hebben gebracht tijdens de beurs een bedankbrief. De relaties die niet zijn komen opdagen kunt u een informatiepakket toesturen met daarbij een brief over de zaken die zij hebben gemist.
Verwerk natuurlijk ook al uw contacten in uw relatiebeheerprogramma, zodat u later ook weet hoe ze met u in contact zijn gekomen.

Evaluatie
Bekijk kritisch in hoeverre uw doelstellingen zijn behaald. Zijn er voldoende contacten opgedaan, is er voldoende verkocht, hoeveel bezoekers heeft uw stand tijdens de beurs gehad, et cetera. Zorg dat u de beurs evalueert met de standbemanning, aangezien zij de beste inschatting kunnen maken.
Het succes van de beursdeelname zal niet alleen meetbaar zijn aan de hand van uw doelstellingen. Ook abstractere zaken als de uitstraling en de sfeer van de beurs spelen hierbij een rol.