Er zijn meerdere wegen om een bedrijfscode op te stellen. Hierna wordt bij wijze van voorbeeld een stappenplan uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat medewerkers worden betrokken bij het formuleren en invoeren van de code.

Stap 1: Oprichten van een projectgroep

Allereerst wordt een projectgroep gevormd die verantwoordelijk is voor de opzet, de voortgang en de ondersteuning van het project. De projectgroep vervult vijf taken: zij is procesbewaker, toetssteen, klankbord, panel en ambassadeur.

De projectgroep is samengesteld uit enkele managers en deskundigen van de verschillende betrokken stafafdelingen, bijvoorbeeld van public relations, personeelszaken, juridische zaken, beveiliging, milieu; voorzitter is bij voorkeur een lid van de directie.

De projectgroep is niet te groot, heeft korte communicatielijnen met de directie, komt een aantal keren bijeen en stelt een concept-code op.

Stap 2: Overleg met de directie

In een vroeg stadium wordt nagegaan welke ideeën de directie heeft over de inhoud van de code en hoe zij zichtbaar en met overtuiging het project kan presenteren naar het bedrijf.

Stap 3: Communicatie binnen het bedrijf

Vanaf het begin is veel aandacht nodig voor het communicatietraject. Het is van belang om medewerkers vroegtijdig te informeren:

Hoe beter medewerkers geïnformeerd worden over het project en hun bijdrage daarin, hoe breder het draagvlak zal zijn;

Iedereen moet ervan doordrongen worden dat het management de ontwikkeling van de code zeer serieus neemt en onvoorwaardelijk steunt.

Stap 4: Inventariseren van integriteitsrisico’s, opvattingen en dilemma’s

Nagegaan wordt welke integriteitsrisico’s bestaan binnen de organisatie. Gesprekken kunnen worden gevoerd met een dwarsdoorsnede uit de organisatie. Groepen medewerkers worden uitgenodigd voor dilemmabijeenkomsten, waar bestaande vragen en dilemma’s worden geïnventariseerd en besproken. Tijdens deze sessies kan een dilemmaspel worden gespeeld (zoals het spel ‘Open Kaart’ van KPMG), dat bij medewerkers vaak ‘aha-Erlebnisse’ oproept.

Stap 5: Analyseren van dilemma’s en opstellen van de code

In de projectgroep wordt het verzamelde materiaal geanalyseerd, met als doel vast te stellen welke waarden en normen daarin zitten ‘opgesloten’ en welke grenzen kunnen worden getrokken. Aangevuld met de waarden en normen die reeds expliciet aanwezig zijn, ontstaat zo een globaal beeld van de gewenste code.

De projectgroep stelt vervolgens een concept-code op en biedt deze ter goedkeuring aan de directie aan.

Stap 6: Opstellen van plan voor implementatie

Nu wordt een implementatietraject opgesteld. Zo kan men besluiten om de code top-down te gaan invoeren, waarbij de echelons één voor één de code bespreken (de zogenaamde cascade-aanpak).

Men kan overwegen om de code ineens in alle bedrijfsonderdelen te introduceren of juist kiezen voor een gespreide aanpak en beginnen met één of enkele bedrijfsonderdelen.

Afspraken moeten worden gemaakt over het ontwikkelen van communicatiemateriaal, het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten, besprekingen met medewerkers etc.